Coworker Creator
Startup Marseille est un espace de coworking géré par une association. La gestion des entrées des nomades reposait sur un système informel et le suivi de consommation des tickets 10 entrées se faisait à la main.
- URL
- Privée
- Client
- Startup Marseille
- Année
- 2024
Objectif
L'objectif principal était de simplifier et d'automatiser la gestion des co-workers au sein de l’asso.
Avant la refonte, la gestion des entrées, notamment pour les utilisateurs des cartes de 10 entrées, reposait sur une méthode à la mano où chaque utilisateur devait rédiger un message sur un canal Slack à chaque passage.
J'ai donc réfléchi à un processus automatisé no-code qui élimine la nécessité de ces messages et simplifie le calcule des entrées restantes.
Le projet vise à créer une base de données robuste pour améliorer la sécurité et la fiabilité de la gestion de suivi des utilisateurs. L'automatisation des tâches répétitives permettant non seulement de réduire les erreurs humaines mais aussi d'augmenter l'efficacité opérationnelle, améliorant ainsi l'expérience globale pour les utilisateurs et facilitant la gestion quotidienne pour le bureau.
Problématique
Les problèmes actuellement identifiés dans la gestion de l’espace de coworking comprennent principalement des processus inefficaces et des outils inadaptés.
Premièrement, les coworkers doivent manuellement signaler chaque visite sur un canal Slack dédié, ce qui les oblige à suivre eux-mêmes le nombre de jours restants sur leur carte de 10 entrées. Cette méthode peut conduire à des erreurs et des oublis.
De plus, la gestion des données des coworkers est répétitive et fastidieuse, nécessitant des saisies multiples dans différents systèmes.
Les problèmes identifiés dans la gestion de l’espace ont un impact notable tant sur les coworkers que sur l'association elle-même. La mauvaise tenue des comptes des jours restants sur les cartes de 10 entrées affectant doublement les parties impliquées :
- Pour les coworkers, cela se traduit par des erreurs dans le décompte des jours utilisés, causant confusion et insatisfaction.
- Pour l'association, cela entraîne une gestion inexacte des entrées, pouvant mener à des pertes de revenus ou à des difficultés dans la planification de l'espace disponible.
De plus, la gestion de ces tâches administratives par les membres bénévoles du bureau est extrêmement chronophage. Ce temps pouvant être mieux investi dans des activités à valeur ajoutée pour l'association.
Ces inefficacités justifient pleinement la nécessité d'automatiser et de simplifier les processus pour assurer une gestion plus efficace et précise de l’espace de coworking.
Solutions
Pour répondre aux défis identifiés dans la gestion de l’espace, j’ai proposé une série de solutions technologiques visant à automatiser et simplifier les processus.
J’ai créé une base de données robuste sous Airtable, accompagnée d'un formulaire de renseignement pour faciliter la saisie et la gestion des informations des coworkers. En complément, un système de QR code sert de badgeuse numérique, permettant aux coworkers de s’identifier et d’annoncer leur présence. Cette badgeuse est directement connectée au système de communication sur Slack, automatisant ainsi les notifications de présence. Enfin, j'ai développé en parallèle une webapp, utilisant les API d'Airtable et de Pennylane, permettant une gestion intégrale et efficace des coworkers tant sur le suivi côté Airtable que sur la facturation côté Pennylane
Cette webapp offre une interface conviviale et simple d'utilisation pour gérer les entrées, les informations des utilisateurs, et la facturation, tout en assurant la sécurité et la confidentialité des données.
Ces améliorations technologiques réduiront considérablement le temps administratif et amélioreront l'expérience utilisateur pour tous les membres de l'association.
Les solutions offrent de multiples avantages tant pour l’association que pour les utilisateurs.
En premier lieu, l'automatisation des tâches répétitives et la centralisation des données dans une base unique réduisent considérablement le temps consacré à la gestion quotidienne. Cette efficacité se traduit par une baisse des coûts opérationnels, permettant de ré-allouer des ressources à d'autres initiatives stratégiques au sein de l'association.
De plus, en éliminant les tâches manuelles et répétitives, nous améliorons non seulement l'expérience des co-workers en simplifiant les processus d'accès et de gestion de leurs entrées, mais nous augmentons également la précision des données enregistrées.
Cela réduira les erreurs dans la facturation et la gestion des abonnements, assurant une meilleure satisfaction des utilisateurs.
Ces améliorations contribuent à un environnement de travail plus agréable et efficace, renforçant la satisfaction de tous les membres et la réputation de l’espace de coworking.
Plan de mise en oeuvre et métriques de succès
Suite à l'adoption de la nouvelle badgeuse par l’espace de coworking, le bureau a constaté une amélioration significative dans la gestion quotidienne. Le temps consacré par le bureau à la gestion des coworkers a été réduit par trois, ce qui a considérablement allégé la charge de travail de l’équipe bénévole.
Les coworkers ont rapidement adopté le nouveau système de badgeuse, ce qui témoigne de son efficacité et de sa facilité d'utilisation.
La création de la webapp a réduit les erreurs de manipulation de la base de données Airtable limitant les opérations à celles nécessaire dans la gestion quotidienne.