Automatisation des processus internes — de la saisie manuelle au système connecté
Votre équipe passe du temps chaque semaine sur des tâches répétitives (saisies, relances, suivi manuel) qui pourraient être automatisées ? Ce projet illustre comment j'identifie ces points de friction et les élimine avec des outils adaptés, sans nécessairement développer un logiciel sur mesure coûteux.
- URL
- Privée
- Client
- Startup Marseille
- Année
- 2024
Objectif
Deux enjeux principaux structuraient la mission :
- Supprimer les tâches manuelles et répétitives qui mobilisaient l'équipe bénévole sans valeur ajoutée
- Fiabiliser le suivi des présences et la facturation, sources d'erreurs et de tensions avec les coworkers
Problématique
Startup Marseille est un espace de coworking géré par une association. La gestion des présences reposait sur un système entièrement manuel : chaque coworker devait envoyer un message sur un canal Slack pour signaler son arrivée, puis décompter lui-même ses entrées restantes sur sa carte de 10. Côté bureau, des bénévoles consolidaient ces données à la main dans plusieurs outils déconnectés les uns des autres.
Solutions
J'ai conçu un système en plusieurs couches interconnectées, sans développement lourd :
- Une base de données centralisée sous Airtable, avec un formulaire d'inscription structuré pour remplacer les saisies multiples dans des outils épars
- Un système de badgeuse par QR code : chaque coworker scanne à l'entrée, sa présence est enregistrée automatiquement et le décompte de ses entrées se met à jour sans intervention humaine
- Une connexion automatique à Slack : les notifications de présence sont générées sans que personne n'ait à écrire quoi que ce soit
- Une webapp sur mesure connectée à Airtable et à l'outil de facturation Pennylane, permettant au bureau de gérer l'ensemble du cycle (entrées, informations coworkers, facturation) depuis une interface unique
Le tout a été conçu pour être utilisé par des bénévoles non-techniques, sans formation particulière.
Plan de mise en oeuvre et métriques de succès
Depuis la mise en place du système :
- Le temps consacré à la gestion administrative des coworkers a été divisé par trois
- Les erreurs de décompte d'entrées ont quasiment disparu, supprimant une source récurrente de friction
- L'équipe bénévole a adopté le système immédiatement, sans période d'adaptation significative
- La facturation est désormais fiable et traçable, sans ressaisie manuelle
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